Garis Panduan untuk Membangunkan RFP
Permintaan untuk cadangan memberikan maklumat yang diperlukan oleh vendor dan pembekal anda untuk mengemukakan cadangan dan mengemukakan tawaran untuk projek anda yang akan datang. Perincian penting semasa anda menulis RFP. Lebih terperinci, kemungkinan besar satu atau lebih RFP akan memenuhi keperluan anda. Sebelum anda mula menulis RFP, sediakan garis besar semua maklumat yang anda perlukan.
Beberapa Maklumat Latar Belakang
Berikan maklumat latar belakang syarikat anda, termasuk sejarah, produk atau perkhidmatan, statistik, kekuatan, kelemahan dan demografi. Penyataan tujuan menerangkan jenis produk atau perkhidmatan yang diperlukan syarikat anda dan mengapa. Ikuti dengan maklumat mengenai matlamat projek dan terangkan bagaimana matlamat ini akan memenuhi keperluan tertentu di syarikat anda. Bahagian mengenai pihak berkepentingan yang akan mendapat manfaat daripada projek tersebut, termasuk ukuran kumpulan atau ciri khas, membantu penulis cadangan memahami bagaimana projek itu sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan syarikat anda.
Apa kamu mahu
Tentukan kiriman yang mesti disertakan dalam cadangan. Walaupun termasuk penyampaian ketara, seperti 20 stesen kerja baru, adalah penting, jangan lupa yang tidak ketara. Penghantaran juga merangkumi jangkaan anda mengenai bagaimana produk atau perkhidmatan baru akan membantu syarikat anda. Sebagai contoh, jika syarikat anda memilih syarikat untuk menyediakan perisian tersuai, satu yang boleh diserahkan mungkin menyatakan bahawa perisian tersebut mesti membenarkan migrasi data dari sistem lama anda dengan lancar. Sekiranya anda tidak mempunyai penyampaian khusus dan mencari idea untuk menyelesaikan masalah atau keperluan, gunakan bahagian ini untuk meminta vendor memberikan penyelesaian mereka sendiri.
Keperluan Projek
Penjual memerlukan sebanyak mungkin maklumat untuk memberikan cadangan yang tepat. Beri tahu mereka bila anda menjangkakan projek akan dimulakan dan diselesaikan, saiz anggaran anda, butiran penagihan dan insentif atau denda. Anda juga mungkin memasukkan tarikh sasaran untuk menyelesaikan setiap fasa projek, menetapkan standard prestasi dan menerangkan bagaimana anda akan memantau kemajuan vendor. Maklumkan kepada vendor mengenai keperluan khas Anda mungkin memerlukan vendor untuk mengikuti jenis amalan pengambilan pekerja yang sama seperti syarikat atau agensi anda atau mungkin menghendaki mereka memiliki lesen profesional tertentu.
Anda Pemenang
Terangkan apa yang perlu dilakukan oleh vendor untuk mengemukakan cadangan di bahagian format. Garis besar bahagian yang diperlukan sangat membantu, seperti panduan gaya jika anda memerlukan cadangan dalam format atau fon tertentu. Berikan maklumat mengenai siapa cadangan itu mesti diserahkan dan tarikh akhir cadangan. Sebagai sebahagian daripada cadangan, anda mungkin meminta syarikat untuk memberikan perincian latar belakang, seperti sejarah syarikat, prinsipal, rujukan, pengalaman dengan projek serupa dan maklumat mengenai pasukan yang akan mengerjakan projek anda. Buat bahagian kriteria penilaian untuk memberi tahu vendor bagaimana anda akan memilih cadangan yang menang dan kapan mereka akan diberitahu jika mereka telah dipilih.
