Cara Mengurus dan Mengaudit Kad Perolehan Korporat

Prinsip perakaunan No. 1 yang diterima umum melarang pemilik perniagaan kecil untuk mencampurkan dana peribadi dan perniagaan. Kad perolehan korporat - yang untuk perniagaan kecil lebih kerap kad kredit perniagaan - adalah penyelesaian yang memberikan faedah selain memastikan perniagaan mematuhi garis panduan GAAP. Dasar pengurusan kad kredit yang ketat dan audit rutin dan rawak sangat penting untuk memastikan bahawa pengeluaran perolehan atau kad kredit tetap menjadi keputusan perniagaan yang bijak.

Laksanakan Kawalan Pencegahan

Semakin banyak perniagaan mengawal apa yang boleh dan tidak dapat dibeli oleh pekerja menggunakan kad kredit, semakin baik perniagaan dapat menguruskan transaksi kad kredit. Mulailah dengan menetapkan kawalan yang menghalang pekerja daripada menggunakan kad nama untuk kegunaan peribadi. Bekerja dengan syarikat kad kredit untuk melarang transaksi dan pembelian pendahuluan tunai di perniagaan tertentu, seperti kedai minuman keras, kedai pakaian atau panggung wayang. Tetapkan had perbelanjaan bulanan pada setiap kad berdasarkan jangkaan yang munasabah mengenai apa yang biasanya dibelanjakan oleh pekerja mengikut peranan dan tugas mereka. Rujuk kepada pemeriksaan latar belakang jenayah pra-pengambilan atau pertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang sebelum mengeluarkan kad kredit syarikat kepada pekerja baru atau sedia ada.

Mendidik Pekerja

Tetapkan harapan yang jelas melalui polisi kad kredit bertulis dan berikan latihan formal kepada pekerja sebelum mengeluarkan kad kredit, serta latihan penyegaran tahunan. Polisi kad kredit harus mengenal pasti siapa yang layak menerima kad kredit syarikat, menentukan tanggungjawab yang berkaitan dengan penggunaan kad dan menggariskan dasar perniagaan berkenaan penyalahgunaan kad kredit. Garis panduan kelayakan boleh, misalnya, menyatakan bahawa pekerja yang memiliki kad mesti menyerahkannya sekiranya pekerja ditempatkan dalam program tindakan pembetulan atas sebab yang berkaitan dengan prestasi. Tanggungjawab boleh merangkumi kebenaran pembelian dan menggariskan proses penerimaan kad kredit. Berikan salinan polisi kepada setiap pekerja dan minta masing-masing menandatangani kad mereka setelah latihan awal atau penyegaran selesai.

Semakan Akaun Bulanan

Lakukan audit penggunaan kad kredit bulanan dengan menyatukan penyata kad kredit bulanan sejurus selepas penerimaan. Periksa baki setiap kad dan bandingkan resit yang diserahkan oleh pekerja dengan yang terdapat dalam penyata kad kredit. Fokus secara khusus pada tarikh dan waktu, item atau item yang dibeli dan sama ada pembelian itu dibenarkan. Setelah mendamaikan setiap akaun individu, buat laporan bulanan yang mengenal pasti trend perbelanjaan, jumlah yang dibelanjakan menurut peniaga dan bendera merah yang mungkin menunjukkan percubaan penipuan kad kredit.

Audit Penyiasatan

Selidiki sebarang transaksi yang tidak biasa, bernilai tinggi dolar atau tidak sah yang ditemui dalam audit akaun bulanan dengan melakukan audit penyiasatan. Dalam beberapa kes, ini hanya memerlukan pekerja untuk memberikan penjelasan yang lebih terperinci mengenai transaksi atau sebab di sebalik pembelian perniagaan. Dalam kes lain, seperti ketika pekerja disyaki melanggar polisi kad kredit, audit yang lebih terperinci mungkin diperlukan. Suatu audit terperinci atau penyiasatan penipuan dimulakan dengan menentukan siapa yang meminta atau membenarkan transaksi dan mengumpulkan maklumat seperti lokasi semasa item tersebut. Berikutan itu, temu ramah pekerja pemegang kad, penyelia jabatan, dan jika boleh, penjual atau peniaga untuk mendapatkan lebih banyak maklumat mengenai pembelian.