Cara Menjalankan Mesyuarat Dengan Alat Bantu Visual
Anda dapat melibatkan pekerja dan pelanggan dengan berkesan dalam perjumpaan dengan menggunakan alat bantu visual untuk menunjukkan pandangan anda dan menumpukan perhatian mereka. Sukar bagi sesiapa sahaja untuk terus berminat sekiranya pertemuan terdiri daripada satu orang yang memberi ceramah panjang lebar mengenai satu subjek. Sebagai gantinya, gambar projek, seperti carta, ke layar atau membagikan brosur yang menarik untuk membuat penonton anda tetap fokus.
1
Taipkan agenda perjumpaan, dengan jelas menggariskan setiap topik yang akan dibahas atau setiap pembentangan yang akan dibuat. Hantarkan e-mel agenda kepada peserta satu atau dua hari lebih awal dan minta salinan kertas untuk diedarkan pada awal perjumpaan. Agenda akan membantu memastikan mesyuarat tetap berjalan.
2
Buat tayangan slaid untuk menyertai sebarang persembahan yang anda buat semasa perjumpaan. Gunakan grafik yang menunjukkan dengan jelas data yang akan anda bicarakan dengan peserta. Contohnya, jika anda membincangkan jumlah penjualan yang dibuat oleh kedai anda setiap bulan, buatlah graf bar yang menggambarkan penjualan dari bulan ke bulan.
3
Buatlah alat bantu visual yang sama yang anda tunjukkan dengan slaid dan sebarkannya semasa perjumpaan. Hadirin dapat mengambil nota tepat di selebaran, kemudian dengan mudah merujuk maklumat kemudian.
4
Gunakan notepad atau papan putih untuk mencetuskan idea semasa perjumpaan. Mintalah seseorang menjadi juru tulis dan berikan penanda kepadanya. Mintalah dia menulis idea utama di tengah-tengah notepad atau papan putih, kemudian lukiskan garis-garis yang menghubungkan idea lain yang dihasilkan oleh pasukan. Tugas anda adalah untuk mengarahkan sesi idea dan terus bergerak. Pada akhir perjumpaan, ambil gambar papan putih dan hantarkan gambar tersebut kepada e-mel kepada peserta yang hadir.
5
Gunakan video untuk mengetahui maksud anda. Sekiranya pertemuan anda adalah untuk mengkaji maklum balas pelanggan, mainkan video wawancara dengan pelanggan atau sesi kumpulan fokus supaya anda dan pekerja anda dapat memahami dengan jelas apa yang orang fikirkan. Kemudian sumbangkan idea untuk membantu memenuhi permintaan pelanggan. Sekiranya anda menilai kempen iklan baru, mainkan video iklan yang berpotensi dan bincangkan mana yang paling sesuai. Sekiranya anda mengembangkan idea untuk iklan, pertimbangkan untuk menyaring video iklan yang menurut anda berfungsi dengan baik dan minta pasukan membincangkan kebaikan dan keburukan masing-masing.
