Asas Pengurusan Kontrak

Pemilik perniagaan mempunyai fungsi penting untuk bermain ketika menguruskan kontrak yang mereka buat dengan vendor, pelanggan dan pekerja. Bidang pengurusan kontrak bertujuan untuk memberikan kerangka garis besar petua dan alat untuk membantu pengurus dalam merundingkan syarat, menulis kontrak, memastikan kepatuhan dan melaporkan hasil. Terdapat sembilan langkah dalam proses pengurusan kontrak.

Jemputan untuk Merawat

Proses pengurusan kontrak bermula apabila perniagaan mengeluarkan "jemputan untuk merawat." Istilah undang-undang ini bermaksud bahawa perniagaan bersedia menerima tawaran pada produk atau perkhidmatan, bahawa ia ingin mengambil pekerja baru atau bahawa dia ingin membuat perjanjian dengan vendor. Dengan kata lain, perniagaan siap untuk membuat kontrak dengan alasan tertentu.

Mengarang Kontrak

Setelah jemputan untuk memperlihatkan, perniagaan boleh menerima tawaran kontrak yang berpotensi. Seorang pekerja boleh memasuki posisi yang tersedia, atau vendor dapat mengajukan tawaran untuk memberikan perkhidmatan kepada perniagaan, misalnya. Perniagaan sekarang boleh mula menulis kontrak berdasarkan terma dan syarat yang sesuai untuk pengaturan. Syarat-syarat ini mungkin ditentukan oleh undang-undang, dan kadangkala mereka khusus untuk keadaannya. Undang-undang mewajibkan pekerja dibayar gaji minimum, misalnya, dan ini mesti dicerminkan dalam kontrak. Walaupun kontrak juga dapat dibuat secara lisan, kebanyakan perniagaan membuat kontrak tertulis atau tertulis untuk mengelakkan perangkap undang-undang yang dapat timbul dengan perjanjian lisan. Perniagaan anda mungkin mempertimbangkan untuk mendapatkan nasihat peguam dalam membuat kontrak untuk memastikan bahawa bahasa undang-undang itu sah dan tepat.

Rundingan

Rundingan sering berlaku serentak dengan mengarang kontrak. Kedua-dua belah perjanjian membincangkan terma dan syarat dan memutuskan satu set janji dan tanggungjawab yang boleh dipersetujui bersama. Undang-undang kontrak menghendaki adanya tawar-menawar antara pihak-pihak dalam kontrak. Ini bermaksud setiap pihak mesti memberi atau menukar sesuatu untuk kepentingan yang lain. Apabila anda menjual produk kepada pelanggan, misalnya, pelanggan mendapat keuntungan dari barang tersebut dan anda mendapat keuntungan hasilnya.

Penerimaan

Tahap penerimaan proses pengurusan kontrak adalah yang paling mengecewakan kerana satu atau kedua-dua pihak mungkin tidak berpuas hati dengan terma dan syarat yang dinyatakan dalam kontrak. Sekiranya anda menjual produk atau perkhidmatan, anda mungkin tidak mengalami masalah seperti ini, kerana pelanggan akan membeli produk tersebut atau tidak. Walau bagaimanapun, jika anda berurusan dengan vendor atau dengan mengambil pekerja, anda mungkin harus kembali ke peringkat rundingan sebelum kontrak diterima.

Pelaksanaan

Pihak yang menerima kontrak biasanya melakukan sesuatu untuk menandakan penerimaannya. Ini dipanggil pelaksanaan. Dalam kontrak bertulis, pelaksanaan berlaku ketika kedua-dua pihak menandatangani kontrak, sering di hadapan saksi. Dalam kontrak lisan, pelaksanaan biasanya berlaku apabila satu pihak memberikan wang sebagai pertukaran untuk produk atau perkhidmatan dari pihak lain. Dalam kontrak berdasarkan perkhidmatan, pelaksanaan juga memerlukan pelaksanaan tugas atau kewajiban yang digariskan dalam kontrak. Sekiranya anda mengupah seseorang untuk melukis pejabat anda, misalnya, dia mesti melakukannya mengikut terma dan had yang tersirat dalam kontrak.

Memastikan Pematuhan

Pengurus kontrak atau pemilik perniagaan mesti memperhatikan dirinya sendiri dengan memastikan bahawa semua terma dan syarat dalam kontrak dipenuhi oleh kedua-dua pihak. Sekiranya salah satu pihak gagal mengikuti tawar-menawarnya, pihak lain boleh menuntut kerana melanggar kontrak, yang boleh menjadi mahal. Langkah proses ini mungkin yang paling penting untuk diperhatikan.

Meminda Kontrak

Kadang kala, salah satu atau kedua-dua pihak dalam kontrak tersebut menganggap perlu mengubah terma atau syaratnya. Pelukis yang anda sewa mungkin memerlukan beberapa hari tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan, atau anda mungkin memutuskan untuk memberi kenaikan gaji kepada pekerja anda. Dalam keadaan seperti ini, kontrak baru biasanya dikeluarkan.

Pengauditan dan Pelaporan

Sebilangan besar perniagaan menjalankan audit suku tahunan, setengah tahunan atau tahunan. Audit ini memberi peluang kepada perniagaan untuk memastikan bahawa semua kontrak untuk jangka masa tersebut telah diselesaikan dengan betul dan semua hutang tertunggak dijaga. Lembaga pengarah, pelabur atau pihak berkepentingan utama anda juga mungkin menginginkan laporan mengenai komitmen kontrak anda yang telah selesai dan sedang berjalan; proses pengauditan memberi anda peluang untuk mengumpulkan dokumen untuk membuktikan bagaimana anda telah membelanjakan wang dan memperuntukkan sumber.

Memperbaharui Kontrak

Sekiranya anda ingin terus menggunakan vendor tertentu, anda perlu menyemak dan memperbaharui kontrak secara berkala. Anda mungkin perlu mengulangi proses kontrak untuk memastikan bahawa semua orang berada di halaman yang sama mengenai pampasan, terma dan syarat.