Etika Faks

Menghantar bahan perniagaan melalui faks telah banyak dikomputerkan, walaupun peraturan etika komunikasi perniagaan masih berlaku. Ini untuk memastikan persembahan profesional dan faks anda sampai kepada penerima yang dimaksudkan dan maklumat sulit dirahsiakan. Etika faks juga membantu menetapkan peraturan dan garis panduan dalaman untuk membantu melancarkan proses faks.

Pengecam Faks Keluar

Sama ada menghantar faks secara elektronik atau mesin faks, setiap faks harus selalu disertakan dengan maklumat yang dikenal pasti. Ini mesti merangkumi nama dan logo syarikat anda, maklumat hubungan dan nama individu yang menghantar faks. Sertakan juga tarikh penghantaran faks, jenis dan ukuran lampiran dan nota yang menunjukkan sebab faks tersebut.

Tiada Spamming

Jangan gunakan mesin faks anda untuk menghantar spam atau iklan yang tidak diminta - hanya akan mengganggu pelanggan anda. Hadkan faks ke maklumat yang diminta dan kemas kini berita sekali-sekala, dan buat ringkas faks yang tidak diminta - maksimum satu atau dua halaman. Begitu juga, lindungi nombor faks anda agar tidak tersebar. Ini dapat mengikat mesin anda dan membuang kertas dan dakwat. Cukup berikan nombor faks anda mengikut keperluan dan elakkan faks peribadi oleh pekerja.

Lindungi Maklumat Rahsia

Jangan berlegar semasa orang lain menghantar faks, dan apabila anda melihat faks baru di dalam dulang, keluarkan, putar, masukkan ke dalam peti masuk penerima atau hantar secara peribadi. Ini akan membantu menjaga kerahsiaan maklumat peribadi. Utamakan penggunaan mesin faks jika perlu untuk memastikan keperluan penghantaran dan penerimaan segera dilindungi terlebih dahulu.

Mengawal Faks

Sekiranya boleh, serahkan faks masuk dan keluar kepada pembantu tadbir yang dapat mengutamakan keperluan faks dan memastikan dokumen sampai ke tempat tujuannya. Ini menghilangkan keperluan kakitangan menunggu antrean untuk faks, selalu memeriksa mesin atau joki untuk mengetahui kedudukannya. Memiliki satu orang yang bertanggungjawab untuk tugas ini dapat menyelaraskan operasi dan menjadikan faks lebih cekap.

Bila Tidak Untuk Faks

Ingatlah bahawa faks berpotensi untuk dilihat oleh lebih banyak mata daripada yang terdapat pada nama di muka depan. Jangan faks maklumat peribadi, seperti rekod kakitangan atau data kewangan syarikat yang berpotensi merosakkan di tangan yang salah. Pertimbangkan penghantaran semalam atau bahkan surat siput untuk jenis data ini.