Cara Membuat Carta Organisasi yang Cantik

Atas sebab praktikal, termasuk kesediaan membaca, organisasi yang lebih besar biasanya mengehadkan carta organisasi kepada bidang tanggungjawab fungsional, rantai arahan dan tajuk kedudukan utama. Tetapi perniagaan kecil mungkin dapat menyenaraikan setiap pekerja dengan nama dan tetap sesuai dengan carta organisasi dengan selesa pada sehelai kertas. Apabila menyenaraikan semua pekerja - berbanding dengan hierarki organisasi yang diperkemas - sukar untuk menghasilkan salinan yang bersih dan mudah dibaca. Atasi masalah ini dengan mengikuti konvensyen pemformatan standard dan merancang susun atur dengan teliti untuk membuat carta organisasi yang indah.

1

Pilih program komputer yang akan anda gunakan untuk membina carta. Banyak program mempunyai templat siap untuk carta organisasi. Gunakan templat untuk membuat dokumen yang kelihatan profesional dengan mudah. Anda tidak memerlukan program khusus - carta organisasi boleh dibina menggunakan perisian standard seperti Microsoft Word, PowerPoint atau Visio.

2

Kaji hierarki organisasi dan rampingkan hubungan pelaporan sebanyak mungkin. Tentukan sejauh mana rantaian yang akan anda senaraikan mengikut nama. Dalam organisasi yang lebih kecil anda mungkin mengenal pasti setiap orang dengan nama. Sekiranya ini mula membuat carta kelihatan berantakan, pertimbangkan untuk menambahkan hanya orang penting dengan nama dan kumpulan yang mereka bertanggungjawab berdasarkan nama bahagian atau kawasan berfungsi.

3

Buat kotak segi empat tepat untuk setiap item pada carta. Jauhkan setiap segi empat tepat dengan ukuran dan gaya yang sama untuk membuat grafik kelihatan konsisten dan teratur, atau menunjukkan hierarki secara visual dengan menggunakan segi empat tepat yang lebih besar untuk fungsi atau kedudukan peringkat yang lebih tinggi. Jangan campurkan dan padankan bentuk dan ukuran - jika tidak, carta akan kelihatan berantakan dan membingungkan.

4

Tentukan maklumat apa yang akan disertakan dalam setiap kotak pada carta. Sebagai contoh, anda mungkin mahu menyenaraikan tajuk pekerjaan rasmi, nama pekerja, tugas atau tanggungjawab, nombor kedudukan dan maklumat hubungan, seperti sambungan telefon. Sebagai alternatif, buatlah carta yang berasingan sekiranya maklumat tersebut mengakibatkan kotak kelihatan terlalu sesak.

5

Pilih kaedah yang konsisten untuk menggambarkan setiap hubungan pelaporan. Pilih garis tak putus untuk laporan langsung dan garis putus-putus untuk laporan tidak langsung. Serlahkan hubungan rakan sebaya dengan garis mendatar antara setiap kotak. Elakkan beberapa garis di antara setiap kotak, serta garis pepenjuru atau bergelombang. Halaman yang rumit dengan terlalu banyak baris adalah tanda bahawa anda perlu menyusun peta atau membuat carta yang terpisah untuk bahagian atau hubungan dalaman tertentu.

6

Format carta dengan tepat. Gunakan fon perniagaan biasa dalam ukuran yang boleh dibaca. Jangan gunakan warna, bayangan dan sorotan yang berlebihan - carta hitam putih lebih mudah dilihat. Elakkan carta sebelah sisi dan tidak rata. Sebaliknya, format kotak supaya seimbang dan berpusat di atas kertas.