Peraturan Etika E-mel Perniagaan

Menggunakan e-mel untuk berkomunikasi untuk perniagaan anda boleh dilakukan dengan mudah, menjimatkan dan cepat. E-mel kekurangan bahasa badan dan nada suara yang diperlukan untuk menyampaikan pendapat anda dengan betul, jadi terdapat beberapa peraturan etika e-mel perniagaan yang harus anda ikuti. Tanpa prosedur e-mel yang betul, maksud anda mungkin disalahpahami dan menyebabkan masalah yang memerlukan komunikasi peribadi untuk diperbetulkan.

Gunakan Bahasa Profesional

Menurut Pusat Perniagaan Midsize Microsoft, yang terbaik adalah menghindari bahasa gaul dan bahasa sehari-hari ketika menghantar e-mel. Anda harus menggunakan bahasa perniagaan langsung yang tidak dapat disalahtafsirkan. Gunakan ayat-ayat ringkas dari bahasa langsung yang akan membolehkan pembaca anda mendapatkan makna anda tanpa menimbulkan salah tafsir.

Struktur

Gunakan struktur tatabahasa dan struktur ayat yang sama dengan yang anda gunakan dalam surat perniagaan standard. Elakkan menggunakan "Bahasa Internet" seperti "LOL" untuk ketawa terbahak-bahak, dan jangan gunakan semua huruf besar untuk menekankan satu perkara. Penggunaan semua huruf besar sama dengan menjerit dan dianggap tidak sopan.

Jadilah Ringkas

E-mel harus digunakan untuk menyampaikan pesan cepat, seperti pengesahan penghantaran atau mengatur pertemuan. E-mel perniagaan hendaklah ringkas dan terdiri daripada dua atau tiga ayat yang ringkas. Sekiranya terdapat lebih banyak perincian untuk dibincangkan mengenai topik tersebut, nyatakan bahawa anda ingin membincangkan topik tersebut secara peribadi atau melalui telefon.

Baris Subjek

Gunakan baris subjek yang memberikan penerangan yang sangat ringkas mengenai e-mel hanya dalam beberapa perkataan, dan masukkan juga nama anda dalam baris subjek sehingga penerima mengetahui dari mana e-mel itu berasal. Sekiranya anda tidak memasukkan nama anda dalam baris subjek, penerima mungkin akan memadam e-mel dengan anggapan itu adalah bahagian pemasaran.

Menggunakan Lampiran

Lampiran sering disaring oleh penapis e-mel di pelayan syarikat. Tetapi jika anda merasa perlu menambahkan lampiran ke e-mel perniagaan, pastikan untuk menyebutkan di akhir e-mel anda bahawa ada lampiran, dan kemudian berikan keterangan ringkas.

Kandungan HTML

Banyak buletin e-mel menggunakan kandungan HTML untuk membuat format e-mel dan menyertakan grafik. Untuk e-mel perniagaan yang anda kirimkan kepada pelanggan atau rakan perniagaan, anda tidak perlu menggunakan kandungan HTML. Beberapa program e-mel menyekat kandungan HTML dan hasilnya boleh membuat e-mel anda membingungkan untuk dibaca.