Amalan Terbaik untuk Memproses Gaji

Gaji adalah salah satu jabatan yang paling penting dalam sebuah syarikat. Tugas kumpulan memastikan bahawa seluruh kakitangan perniagaan kecil dibayar dengan tepat dan segera, dan bahawa semua penahanan, seperti cukai pendapatan, Jaminan Sosial dan dana perbelanjaan penjagaan kesihatan yang fleksibel, dikurangkan dengan betul. Untuk menyokong operasi jabatan gaji yang cekap, ada beberapa polisi dan prosedur yang dapat dilaksanakan oleh pemilik perniagaan.

Minimumkan Kitaran Bayaran

Salah satu pilihan terbaik yang dapat dibuat oleh perniagaan kecil adalah untuk meminimumkan kitaran gaji pekerja. Dengan mengelakkan pertindihan beberapa proses, jabatan gaji dapat beroperasi dengan lebih efisien. Banyak perniagaan membayar pekerja yang berbeza mengikut jadual yang berbeza. Sebagai contoh, pengurusan kanan boleh mendapat pampasan setiap bulan, sementara penduduk sepenuh masa boleh diberi pampasan setiap dua minggu. Di samping itu, semua kontraktor dan pekerja sementara boleh dibayar setiap minggu. Sekiranya perniagaan mempunyai lebih dari satu lokasi, ini boleh menjadi lebih rumit.

Untuk memaksimumkan kecekapan, setiap pekerja harus dibayar mengikut jadual yang sama. Ini akan membolehkan jabatan penggajian menumpukan perhatian pada satu tugas pada waktu tertentu. Di samping itu, ini akan meminimumkan kemungkinan kesalahan dilakukan semasa menjalankan proses.

Integrasi Sistem

Perniagaan dapat meningkatkan kecekapan secara drastik dengan mengintegrasikan sistem penggajiannya dengan sistem lain yang digunakan di seluruh syarikat. Sebagai tambahan kepada masa dan kehadiran, beberapa rekod mesti disimpan untuk berjaya dan menguruskan populasi pekerja perniagaan kecil secara sah dan sah. Kakitangan pengambilan mesti mengesan semua permohonan pekerjaan. Pasukan sumber manusia mesti merekodkan maklumat peribadi dan data berkaitan prestasi setiap pekerja. Begitu juga, maklumat cukai syarikat mesti disimpan dengan tepat oleh jabatan perakaunan.

Dengan menggunakan pakej perisian, seperti yang dikembangkan oleh PeopleSoft dan Oracle, pemilik perniagaan kecil dapat mengakses masing-masing pelbagai bidang firma dari satu muka web atau papan pemuka. Ini akan memberi dia kemampuan untuk memantau dan mengemas kini semua maklumat dengan pantas. Di samping itu, integrasi sistem menghilangkan keperluan pendua, menjimatkan masa dan wang organisasi.

Penyumberan Luar

Perniagaan kecil boleh memilih untuk mengalihkan keseluruhan fungsi pembayaran gaji kepada vendor luar, seperti ADP atau Ceridian. Dengan sedikit bayaran, firma perkhidmatan gaji akan melaksanakan semua tugas jabatan gaji dalaman. Alternatif ini sangat bermanfaat untuk perniagaan yang sangat kecil, kerana ia dapat mengurangkan kos yang berkaitan dengan pengambilan pekerja tambahan.