Proses Pengurusan Kontrak yang Berjaya

Pengurusan kontrak merangkumi semua aspek mengesahkan keperluan syarikat, mencari pembekal, membeli produk dan perkhidmatan yang sesuai, dan memeriksa penghantaran. Beberapa proses sangat penting untuk anda berjaya menguruskan kontrak. Proses utama ini memastikan bahawa barang yang anda sampaikan memenuhi keperluan yang anda kenal pasti sebelum anda merundingkan kontrak dan membuat pesanan pembelian.

Mengenalpasti Keperluan

Anda mengeluarkan kontrak kerana syarikat anda mempunyai keperluan khusus yang telah dikenal pasti oleh pekerja. Proses utama untuk pengurusan kontrak yang berjaya adalah menjelaskan dengan tepat apa yang diperlukan dan apa yang harus disampaikan oleh pembekal. Ketepatan pada tahap pengurusan kontrak ini menjadikan penyelesaian yang berjaya lebih mungkin berlaku semasa anda mengambil bahan yang diperlukan.

Menulis Spesifikasi

Setelah anda mempunyai idea yang jelas mengenai apa yang syarikat anda perlukan, anda harus memasukkannya ke dalam bentuk yang dapat difahami oleh bakal pembekal, dan menambahkan masa penghantaran yang diperlukan, piawaian yang berlaku, syarat pembayaran dan apa-apa terma dan syarat lain yang biasanya digunakan oleh syarikat anda. Proses spesifikasi menghasilkan dokumentasi yang membolehkan anda mengesahkan bila pembekal telah menyelesaikan kontrak.

Mengenalpasti Pembekal

Spesifikasi memberitahu pembekal apa yang anda mahu mereka sampaikan. Untuk proses penawaran yang kompetitif, anda memerlukan sekurang-kurangnya tiga pembekal. Untuk projek besar, anda mungkin ingin membuat pra-kelayakan pembekal dengan mengirimkan ringkasan spesifikasi dan meminta syarikat untuk menunjukkan sama ada mereka berminat untuk membuat tawaran. Proses ini membolehkan anda memastikan anda menerima sekurang-kurangnya tiga tawaran.

Membuat Pesanan

Sebelum membuat pesanan, anda harus menilai tawaran dan memilih tawaran yang mempunyai harga terendah sambil memenuhi spesifikasi. Kadang kala, ini melibatkan penjelasan rundingan sekiranya harga atau jawapan pembida tidak jelas. Setelah memilih tawaran yang menang, anda boleh mengeluarkan pesanan pembelian berdasarkan spesifikasi anda.

Pematuhan

Tahap pelaksanaan kontrak sangat penting untuk pengurusan kontrak yang berjaya. Proses utamanya adalah memastikan pembekal berjalan sesuai dengan kontrak dan spesifikasi. Anda mungkin perlu mengunjungi kemudahan pembekal dan pembekal untuk memeriksa kemajuan atau anda mungkin dapat menilai kepatuhan berdasarkan dokumentasi yang dihantar. Kuncinya adalah memastikan kepatuhan semasa pembekal melaksanakan kontrak dan tidak menunggu penghantaran untuk diperiksa.

Pembayaran

Kontrak kadang-kadang memerlukan pembayaran separa semasa kemajuan kerja, atau mereka mungkin menentukan pembayaran setelah penghantaran. Dalam kedua-dua kes, sebahagian pembayaran biasanya dibayar setelah kerja kontrak selesai. Anda harus mengesahkan bahawa pembekal telah menyelesaikan semua kerja mengikut spesifikasi dan telah memenuhi semua keperluannya sebelum meluluskan pembayaran akhir.

Kaji semula

Syarikat biasanya melakukan tinjauan kontrak dengan pekerja yang meminta bahan tersebut dan mereka yang menggunakannya. Dalam ulasan ini, anda dapat memasukkan apa yang berjaya mengenai pengurusan kontrak dan di mana ia dapat diperbaiki. Masalah yang ketara mungkin memerlukan tindakan tambahan.