Penggunaan E-mel dalam Komunikasi Perniagaan

Ketika menjalankan perniagaan, e-mel adalah komunikasi yang penting - tetapi itu tidak bermakna ia sesuai dalam setiap bentuk dan dalam setiap situasi. E-mel yang ditulis dengan baik mengatakan banyak tentang gaya kerja anda, sementara e-mel yang tidak ditulis dengan jelas dan tidak jelas boleh menyebabkan kekeliruan dan masalah yang menyebabkan kehilangan masa dan produktiviti. Lebih teruk lagi, ini boleh merosakkan reputasi anda.

Adakah E-mel Sesuai?

Sebahagian daripada penggunaan e-mel secara berkesan dalam perniagaan merangkumi mengetahui bila perlu menghantar e-mel dan kapan tidak. Sebelum anda mula menulis, pertimbangkan sama ada perbincangan secara bersemuka atau panggilan telefon akan lebih mudah dalam jangka masa panjang. Anda mungkin ingin memilih salah satu daripada pilihan tersebut jika mesej anda panjang dan rumit, jika maklumat yang akan disampaikan adalah sulit, atau jika nada e-mel anda dapat disalahpahami dengan mudah.

Garis Subjek Berkesan

Baris subjek e-mel terasa seperti dibuang, tetapi ia tidak lain. Baris subjek harus spesifik, terutama jika merujuk pada tarikh mesyuarat atau tarikh akhir. Baris subjek satu perkataan, seperti "FYI" atau "Soalan", tidak menyampaikan apa yang anda perlukan atau ketika anda memerlukannya. Tentukan seberapa spesifik yang mungkin - fikirkan berapa banyak e-mel yang diterima seseorang dalam sehari.

Anda ingin memastikan penerima melihat baris subjek anda dan memahami bahawa itu adalah e-mel yang memerlukan perhatian segera.

Bersikap ringkas dan tepat

Sekiranya anda mempunyai mesej yang sangat panjang untuk disampaikan kepada penerima e-mel anda, pertimbangkan untuk membuat panggilan telefon. Jika tidak, teruskan ke titik yang betul. Itu termasuk menjaga ayat anda pendek dan senang difahami.

Catatan: Hanya kerana anda ingin ringkas tidak bermaksud anda harus menggunakan singkatan biasa, seperti "bc" untuk "kerana" atau "U" untuk "Anda." Jadilah profesional, dan sebutkan semua perkataan dengan betul

Pukul Nada Benar

Sangat mudah untuk menyalahertikan nada e-mel - fikirkan sepanjang masa anda menganggap seseorang menyiratkan sesuatu yang sedikit kasar, tetapi mereka sebenarnya tidak bermaksud apa-apa. Dalam komunikasi perniagaan, tetap formal, walaupun anda mempunyai hubungan peribadi dengan orang tersebut. Kesalahan di sisi bersikap sopan, menggunakan tanda baca yang betul dan, dalam banyak kes, melangkau emoji.

Sekiranya anda kecewa atau marah setelah menerima e-mel, luangkan sedikit masa sebelum anda bertindak balas. Apabila anda bertindak balas dengan cara yang negatif, nada itu dapat muncul - dan itu mungkin akan menyebabkan masalah. Jangan gunakan semua topi dalam komunikasi perniagaan, kerana seolah-olah anda menjerit dengan cara yang tidak profesional.

Sebagai Penerima

Penggunaan e-mel yang betul kerana komunikasi perniagaan tidak diturunkan hanya kepada pengirim. Semasa memeriksa e-mel perniagaan anda, lakukan bahagian anda untuk berkomunikasi dengan berkesan. Jangan biarkan pengirimnya tergantung; walaupun anda tidak dapat menulis balasan yang panjang untuk e-mel, sekurang-kurangnya catat nota yang membolehkan pengirim mengetahui bahawa anda menerimanya dan anda merancang untuk segera bertindak balas.