Cara Membuat Agenda Mesyuarat Syarikat Mingguan

Menjalankan perniagaan yang berjaya memerlukan perancangan, kerjasama interpersonal, akauntabiliti dan fokus. Menangani bidang masalah, idea dan menegaskan semula matlamat syarikat jangka panjang secara teratur akan membantu memupuk suasana perniagaan yang lebih produktif. Mesyuarat syarikat mingguan, jika dijalankan dengan baik, dapat menjadi alat yang efektif yang menginspirasi perubahan positif dan berorientasi tujuan sambil menyediakan cara untuk meninjau inisiatif yang sedang berjalan. Membuat agenda adalah proses kritikal yang akhirnya akan menentukan arah dan topik perbincangan dalam setiap mesyuarat syarikat.

1

Buat atau dapatkan templat dokumen "Minutes", menggunakan program pemprosesan kata. Dokumen minit hendaklah merangkumi orang yang hadir dalam mesyuarat, tarikh perjumpaan, topik yang dibincangkan, masalah yang diselesaikan dan isu yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut. Mempunyai dokumen ahli pasukan setiap perjumpaan akan membantu anda merumuskan agenda mesyuarat di masa depan sambil mengurangkan masa yang terbuang untuk menangani perniagaan lama atau yang sudah diselesaikan sebelumnya.

2

Tulis pesanan perniagaan baru yang perlu diberi perhatian dalam mesyuarat mingguan pertama. Kumpulkan maklumat topik yang diperlukan dari setiap jabatan. Maklumat yang berkaitan boleh merangkumi laporan kemajuan dan dokumentasi aliran kerja, misalnya.

3

Tentukan jangka masa perjumpaan, peserta dan topik penting. Anggarkan masa yang diperlukan untuk membincangkan setiap topik. Elakkan memasukkan beberapa topik ke dalam mesyuarat kerana tindakan itu dapat mengurangkan keberkesanan mesyuarat.

4

Buat agenda mesyuarat menggunakan program pemprosesan kata. Agenda harus merangkumi tajuk untuk setiap topik, gambaran keseluruhan tugas, spesifik, peruntukan waktu dan orang yang mengepalai setiap topik. Bergantung pada kerumitan topik dan jabatan yang terlibat, pertimbangkan untuk menyerahkan tanggungjawab membuat topik agenda kepada orang yang masing-masing mengepalai setiap tugas. Susun spesifikasi dan gambaran keseluruhan topik dari setiap jabatan ke dalam agenda mesyuarat.

5

Berikan salinan agenda mesyuarat kepada semua orang yang menghadiri mesyuarat sebelum mesyuarat. Pastikan anda memberi masa yang cukup kepada setiap peserta untuk membuat persiapan untuk perjumpaan.

6

Adakan mesyuarat tepat pada waktunya dan teruskan perbincangan mengikut topik. Berusahalah untuk menangani semua topik agenda dalam jangka masa yang diperuntukkan.

7

Arahkan orang yang meluangkan masa untuk merakam topik yang dibincangkan dan hasil dari mesyuarat serta perhatikan topik yang tidak dapat diselesaikan atau diselesaikan semasa mesyuarat.

8

Berikan salinan minit mesyuarat kepada orang yang tidak dapat menghadiri mesyuarat. Seperti yang digariskan dalam Langkah 1, gunakan minit mesyuarat sebelumnya untuk membantu merumuskan agenda mesyuarat minggu depan.